Teknologi Informasi Enterprise ( IT Enterprise )

(bagian II)

Pada artikel kedua tentang IT enterprise ini akan dibahas tentang pengertian dari strategi, strategi TI Organisasi dan komponen – kompenen strategi TI agar para pranata komputer dapat memahami dengan benar pengertian dari strategi TI dan memahami komponen – komponen apa saja yang terkait dalam Menyusun dan mengembangkan strategi TI dalam organisasi.

1. Penjelasan Umum Strategi TI Organisasi

Strategi menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan tujuannya. Strategi menguraikan inisiatif yang diambil oleh organisasi agar dapat mencapai sasaran/tujuan yang ditetapkan. Umumnya, organisasi akan memiliki berbagai macam strategi yang melibatkan Sumber Daya Manusia (SDM) dari beberapa bagian atau sektor dari organisasi. Strategi-strategi ini beragam dari yang sangat luas hingga yang sangat spesifik, yang ditujukan pada berbagai area yang ditentukan dengan seksama. Rencana tindakan organisasi menggambarkan secara detail bagaimana strategi akan diimplementasikan, dalam batasan strategi yang luas, untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya dalam proses ini.  Rencana program secara high level disusun untuk setiap komponen perubahan yang diinginkan. Rencana ini termasuk deskripsi program, individu/tim yang bertanggung jawab, tanggal penyelesaian, sumber daya yang dibutuhkan, dan kolaborator (pihak/tim/bagian lain yang perlu diajak bekerja sama).

Strategi Teknologi Informasi (TI) mencakup keseluruhan strategi yang terdiri dari tujuan, prinsip, dan taktik yang berkaitan dengan pemanfaatan TI dalam organisasi. Dalam menyusun strategi TI perlu penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Strategi TI membantu menciptakan nilai TI yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Strategi TI memberikan arahan dan panduan bagi unit organisasi TI (fungsi TI) dalam mendukung  strategi bisnis organisasi. Dengan mengetahui kondisi real dari organisasi saat ini, kita bisa mengetahui di bagian mana organisasi kita yang tidak  efektif dan efisien terutama keselarasan antara strategi TI dan bisnis.

Strategi TI menjadi acuan dalam perencanaan, penganggaran, monitoring, dan evaluasi untuk mendukung kegiatan di unit TI organisasi.  Strategi TI ini disusun berdasarkan Rencana Strategis TI dengan melihat capaian kerja pada periode sebelumnya untuk merumuskan visi dan misi TI. Selain itu dijabarkan pula tujuan, sasaran strategis, dan indikator kinerja TI guna mewujudkan visi dan misi TI.

Penyusunan strategi TI menjadi hal yang sagat penting demi mewujudkan visi misi tujuan sasaran dan program TI yang selaras dengan strategi organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman mengenai komponen-komponen strategi TI dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI sebagai referensi atau panduan dalam menyusun dan/atau mengembangkan Strategi TI organisasi.

1. Komponen-Komponen Strategi TI

Hal yang perlu kita pahami dan ketahui terlebih dahulu dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI adalah komponen komponen yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Dalam mengidentifikasi dan memahami komponen-komponentersebut, prinsip keselarasan antara bisnis dan TI harus dipegang teguh oleh organisasi. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari penyusunan dan/atau pengembangan Strategi TI. Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi, dan Rencana Tindakan (Program) organisasi harus menjadi referensi dalam mendefinisikan Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, dan Strategi TI. Identifikasi komponen komponen yang dibutuhkan dalam menyusun strategi TI, dapat mencakup 4 komponen utama, yaitu: Enterprise Architecture, Tata Kelola TI, Manajemen Layanan TI, and Organisasi TI.

Komponen dasar yang juga perlu diidentifikasi adalah Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi, dan Program/Rencana Tindakan (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies, Actions – VMOSA) Organisasi, sebagai referensi untuk mendefinisikan Visi, Misi, Tujuan/Sasaran, Strategi (Vision, Mission, Objectives/Goals, Stategies – VMOS) TI dan Implikasi TI dalam Konteks Bisnis, Rencana Program TI dan Roadmap TI, serta Rencana Pembiayaan TI. Komponen-komponen strategi TI didentifikasi sebagai berikut (berdasarkan best practices dan kajian):

1. Visi-Misi-Tujuan-Sasaran-Program (VMOSA) Organisasi

• Pernyataan visi yang efektif akan memberikan gambaran yang jelas tentang organisasi yang ingin dibangun oleh pemimpinnya. Visi berfungsi sebagai pedoman perubahan organisasi, sehingga setiap perubahan dirancang untuk mencapai hasil akhir yang dituju. Visi menjelaskan kepada pegawai arah organisasi dan mengapa perubahan jangka pendek perlu dilakukan (termasuk tahapan yang harus dilalui sepanjang proses perubahan)
• Pernyataan misi menjelaskan mengapa sebuah organisasi, organisasi, atau aktivitas ada, dan apa yang ingin dicapai dengan keberadaannya. Misi dirumuskan dengan memperhatikan fungsi, kewenangan dan visi organisasi.  Pernyataan misi membicarakan perihal bagaimana organisasi akan mencapai posisi yang diinginkan/dituju.
• Rumusan Tujuan digunakan untuk mendukung upaya pencapaian visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan. Tujuan digunakan untuk mencapai dan mendukung terwujudnya misi, menyatakan kondisi akhir apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam praktiknya, tujuan organisasi ini harus sesuai dan berdasarkan misi organisasi. Artinya, setiap tujuan ini harus dapat dipetakan ke misi organisasi,
• Sasaran strategis merupakan kondisi yang akan dicapai secara nyata oleh organisasi yang mencerminkan pengaruh yang ditimbulkan oleh adanya outcome/impact dari satu atau beberapa program yang dilaksanakan oleh organisasi. Program terdiri dari program teknis yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat (pelayanan eksternal) dan program generik merupakan program-program yang bersifat pelayanan internal untuk mendukung dan atau

administrasi organisasi (pelayanan internal).

1. Visi-Misi-Tujuan-Sasaran (VMOS) TI

• Visi dan Misi TI disusun dengan memperhatikan visi misi organisasi. Penyusunan Visi dan Misi TI adalah berdasarkan dan harus selaras dengan Visi dan Misi organisasi. Ini prinsip utama yang harus dipegang.
• Tujuan merepresentasikan semua fungsi terkait TI di lingkungan organisasi secara formal. Sasaran merupakan target jangka pendek atau tahunan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan dan Sasaran TI disusun berdasarkan dan harus selaras dengan Tujuan dan Sasaran organisasi.
• Sasaran Strategis TI mencakup arah kebijakan TI yang ditetapkan dengan mengacu pada strategi bisnis organisasi yang terkait dengan visi, misi, dan tugas fungsi organisasi. Fokus arah kebijakan dan strategi TI ini harus selaras dengan arah kebijakan organisasi.

1. Enterprise Archtecture (EA)

Enterprise Archictecture menjadi pendekatan utama dalam merumuskan kapabilitas strategis TI dengan mengidentifikasi target arsitektur dan gap dengan kondisi saat ini, mencakup visi arsitektur, arsitektur bisnis, arsitektur layanan, arsitektur data/ informasi, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi/ infrastruktur, dan arsitektur keamaman. Domain EA ini harus bisa menjadi referensi dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI organisasi

1. Tata Kelola TI

Tata Kelola dan Manajemen TI berdasarkan best practices terkait, seperti COBIT sebagai kerangka kerja utama yang dapat diadopsi organisasi untuk memastikan tata kelola TI yang baik di level organisasi.

1. Manajemen Layanan TI

Manajemen Layanan TI atau IT Services Management (ITSM) dibutuhkan untuk memastikan Operasional dan Pengembangan TI organisasi yang dapat mengacu pada best practice yang sesuai, seperti IT Infrastructure Library (ITIL), SDLC.

1. Sumber Daya Manusia (SDM) Organisasi TI

Sumber Daya Manusia (Organisasi) TI diperlukan untuk memastikan bagian (functions) yang mengimplementasikan strategi TI sudah siap dan didesain berdasarkan best practice/kerangka kerja yang diikuti

1. Rencana Program TI dan Roadmap TI

Semua gap, rekomendasi dan prioritas yang didefinisikan di EA, aspek-aspek Tata Kelola TI, SDLC, ITSM dan Organisasi TI dikonsolidasi dan diterjemahkan ke dalam Rencana Program TI dan Roadmap untuk lima tahun ke depan.

1. Rencana Belanja/ Biaya TI

Implementasi dari Program-program TI memerlukan pendanaan yang cukup, oleh karena itu Rencana Pembiayaan TI untuk setiap Program/Proyek TI yang telah teridentifikasi juga menjadi bagian dari Strategi TI.

Sumber : Modul Pelatihan Fungsional Prakom Tingkat Ahli Pusdiklat BPS