Teknologi Informasi Enterprise ( IT Enterprise )

(Bagian III)

Pada artikel ketiga tentang IT enterprise ini akan dibahas tentang kerangka kerja penyusunan dan/atau pegembangan strategi TI, dan bagaiman Menyusun dan mengkaji strategi TI dengan benar sehingga dapat menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan pada organisasi tempat bertugas.

1. Kerangka Kerja Penyusunan dan/atau Pengembangan Strategi TI

Dalam praktiknya, dibutuhkan suatu alat bantu dalam melakukan penyusunan strategi TI. Kita harus mengetahui komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Kita harus memahami tahapan apa saja yang perlu dilakukan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Kita harus mampu melihat keterkaitan antara komponen-komponen dalam menyusun strategi TI. Kita juga harus mampu mendefinisikan kebutuhan organisasi dalam menyusun strategi TI. Keseluruhan rangkaian pemahaman dan konsep keterkaitan ini harus tergambar dalam kerangka kerja penyusunan strategi TI. Kerangka kerja inilah yang menjadi alat bantu bagi tim strategi dalam menyusun sebuah strategi TI organisasi. Kerangka kerja penyusunan strategi TI diperlukan dalam melakukan kegiatan penyusunan strategi TI. Kerangka kerja ini berfungsi sebagai alat bantu yang digunakan untuk mendeskripsikan hubungan antara komponen-komponen penyusun strategi TI dan juga langkah-langkah dan upaya untuk mengembangkan dan memelihara dokumen strategi TI. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari penyusunan atau pengembangan strategi TI. Visi, misi, tujuan/sasaran, strategi, dan rencana tindakan (program) bisnis organisasi harus menjadi referensi dalam mendefinisikan visi, misi, tujuan/sasaran, dan strategi TI. Inilah prinsip keselarasan yang harus tertuang di dalam kerangka kerja penyusunan strategi TI. Secara keseluruhan, kerangka kerja untuk penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI harus dapat menggambarkan secara jelas komponen, tahap, fase kegiatan, langkah, dan/atau aktifitas mengembangkan strategi TI.  Dalam menyusun dan/atau Mendeskripsikan hubungan antara komponen-komponen Strategi TI dan juga langkah-langkah serta upaya untuk menyusun, mengembangkan dan/atau memelihara dokumen Strategi TI menjadi kapabilitas yang harus dikuasai oleh SDM yang terlibat di dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI. Penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI harus memperhatikan komponen komponen strategi TI yang telah didentifikasi.

Ada 7 rangkaian tahap yang dilakukan dalam dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI organisasi, yaitu:

1. Identify

Identifikasi visi, misi, tujuan, sasaran, program dan arah kebijakan bisnis organisasi sebagaimana tertuang di dalam VMOSA organisasi

2. Align (Keselarasan)

Melakukan pemetaan dari VMOSA ke dalam visi, misi, tujuan, sasaran, dan arah kebijakan program TI sebagaimana tertuang di dalam VMOS TI. Hal ini untuk menjamin keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi TI.

3. Define

Mendefinisikan visi, misi, tujuan, sasaran, dan arah kebijakan program TI sebagaimana tertuang di dalam VMOS TI organisasi.

4. Design and Analyze

Melakukan perancangan konseptual, analisis arsitektur saat ini dan target, analisis gap, dan arsitektur transis pada Enterprise Architecture berdasarkan visi arsitektur yang diturunkan dari VMOSA organisasi dan VMOSA TI.

5. Operate

Menyusun operating model sebagaimana tertuang di dalam tata Kelola dan manajemen TI, kebijakan dan tata Kelola TI, standar dan prosedur layanan TI, serta struktur dan fungsi organisasi TI sebagai bagian dari sumber daya TI untuk mengoperasionalkan TI organisasi

6. Implement

Melakukan implementasi solusi dan rencana TI melalui rencana program dan roadmap TI, yang selanjutnya diwujudkan dalam bentuk investasi TI melalui rencana anggaran/ biaya TI, termasuk pengelolaan manajemen project TI dan prioritisasi TI, baik dalam kegiatan maupun investasi (anggaran)

7. Communicate

Mengkomunikasikan seluruh inisiatif dan kegiatan TI kepada IT Steering Committee, menyampaikan manfaat dan nilai TI melalui value delivery, menyampaikan representasi knowledge TI, dan memastikan kebutuhan stakeholder atau pimpinan dapat terpenuhi. Selain itu, kegiatan manajemen perubahan juga menjadi kebutuhan di dalam mensosialisasikan dan mengkomunikasikan inisiatif dan solusi TI kepada seluruh unit kerja organisasi.

1. Menyusun Strategi TI

Menyusun strategi TI adalah menyusun keseluruhan strategi TI yang berkaitan dengan penggunaan TI  untuk menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan bagi suatu organisasi. Keselarasan antara bisnis dan TI menjadi langkah awal dari pengembangan strategi TI, dimana visi, misi, tujuan/sasaran, strategi, dan rencana tindakan (program) harus menjadi referensi dalam mendefinisikan visi, misi, tujuan/sasaran, dan strategi TI. Dalam praktiknya, kegiatan penyusunan strategi TI dapat menggunakan kerangka kerja penyusunan strategi TI yang telah dibuat dan/atau dikembangkan. Manfaat dari Penyusunan Strategi TI ini adalah untuk memastikan keselarasan antara Visi-Misi-Tujuan-Strategi TI yang baru dengan Strategi bisnis organisasi dan untuk menyediakan panduan yang jelas tentang bagaimana seharusnya melakukan kajian terhadap Strategi TI yang lengkap. Sehingga organisasi akan memiliki referensi yang jelas untuk melakukan langkah-langkah yang sama ketika penyesuaian atau perbaikan Strategi TI dibutuhkan dalam merespons kebutuhan pemerintah dan tren baru Teknologi di masa depan. Dalam praktiknya, penyusunan strategi TI dapat mencakup untuk beberapa area TI, seperti tata kelola dan manajemen TI, pengembangan sistem TI, Enterprise Architecture, operasional sistem TI, keamanan dan risiko TI, monitoring dan evaluasi sistem TI, dan area terkait TI lainnya.  Berdasarkan identifikasi komponen dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI diatas, maka ruang lingkup utama kegiatan menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI mencakup pendefinisian visi, misi, strategi dan tujuan TI;  pendefinisian kapabilitas strategis dan visi arsitektur TI; pendefinisian prinsip prinsip TI; pendefinisian kapabilitas tata kelola dan manajemen TI; penentuan fungsi dan organisasi TI yang mendukung fungsi dan proses

bisnis organisasi; identifikasi kebutuhan TI; identifikasi indikator kinerja utama TI yang selaras dengan indikator kinerja utama bisnis; pendefinisian peta jalan (roadmap);penentuan prioritas TI; dan penyusunan rencana implementasi TI jangka pendek/quick wins; jangka menengah; dan jangka Panjang.

• Mengkaji Strategi TI

Mengkaji strategi TI adalah melakukan kegiatan pengkajian secara sistematis dalam menganalisis dan mengevaluasi rencana keseluruhan dan strategi TI yang berkaitan dengan penggunaan TI  untuk menciptakan kemampuan TI secara berkelanjutan bagi suatu organisasi. Kegiatan pengkajian ini bertujuan untuk lebih memahami strategi TI saat ini, mengidentifikasi kekurangan, potensi masalah dan isu, manfaat dan peluang berdasarkan pada praktik terbaik (best practice) sebagai referensi. Kegiatan pengkajian ini digunakan sebagai dasar utama dalam memberikan masukan dan arahan dalam menyusun dan merevisi strategi TI yang sesuai dengan kebutuhan insititusi dan memastikan bahwa strategi TI selaras dengan strategi bisnis organisasi. Dalam praktiknya, pengkajian terhadap strategi TI dapat mencakup untuk beberapa area TI, seperti tata kelola dan manajemen TI, pengembangan sistem TI, Enterprise Architecture, operasional sistem TI, keamanan dan risiko TI, monitoring dan evaluasi sistem TI, dan area terkait TI lainnya. Kegiatan pengkajian strategi TI ini tetap harus memperhatikan prinsip keselarasan antara bisnis dengan TI. Kegiatan pengkajian strategi TI ini juga harus mempertimbangkan hasil evaluasi implementasi atau pelaksanaan strategi TI sebelumnya. Utamanya, kegiatan pengkajian strategi ini harus tetap mengacu pada kelengkapan komponenkomponen strategi dan kerangka kerja pengembangan strategi TI. Ruang lingkup utama kegiatan pengkajian strategi TI ini adalah melakukan kajian dan evaluasi terhadap konteks strategi TI, yang mencakup: pengkajian terhadap kelengkapan komponen-komponen strategi TI dan interaksinya; pengkajian terhadap tahap dan kegiatan untuk menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI; pengkajian terhadap keselarasan strategi TI dengan strategi bisnis organisasi; pengkajian terhadap mekanisme penentuan prioritas TI; pengkajian terhadap roadmap, penentuan rencana program dan implementasi TI; pengkajian terhadap  proyeksi rencana pembiayaan TI; evaluasi pelaksanaan strategi TI; identifikasi kekurangan atau kelemahan strategi TI; identifikasi potensi masalah dan isu serta manfaat dan peluang terkait strategi TI; dan penetapan rekomendasi dan prioritas perbaikan. Strategi menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapai tujuantujuannya. Strategi menguraikan inisiatif yang diambil oleh organisasi agar dapat mencapai sasaran/tujuan yang ditetapkan. Strategi Teknologi Informasi (TI) mencakup keseluruhan strategi yang terdiri dari tujuan, prinsip, dan taktik yang berkaitan dengan pemanfaatan TI dalam organisasi. Strategi TI menjadi acuan dalam perencanaan, penganggaran, monitoring, dan evaluasi untuk mendukung kegiatan di unit TI organisasi.  Hal yang perlu kita pahami dan ketahui terlebih dahulu dalam penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI adalah komponen-komponen yang dibutuhkan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI. Dalam mengidentifikasi dan memahami komponen-komponen tersebut, prinsip keselarasan antara bisnis dan TI harus dipegang teguh oleh organisasi. Penyusunan strategi TI menjadi hal yang sangat penting demi mewujudkan visi misi tujuan sasaran dan program TI yang selaras dengan strategi organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman mengenai komponen-komponen strategi TI dan kerangka kerja penyusunan dan/atau pengembangan strategi TI sebagai referensi atau panduan dalam menyusun dan/atau mengembangkan strategi TI organisasi.

Sumber : Modul Pelatihan Fungsional Prakom Tingkat Ahli Pusdiklat BPS