Pada tahun 2025, kampus kami memutuskan untuk melakukan migrasi domain. Seluruh layanan digital yang sebelumnya berjalan di subdomain lama harus dipindahkan ke struktur domain baru yang lebih rapi dan terstandar. Sebagai tim IT di Pustikom, kami yang bertanggung jawab mengeksekusi proses ini, termasuk untuk sistem pengelolaan jurnal yang menggunakan OJS.
Di sinilah kami kemudian berhadapan dengan sebuah kenyataan: OJS yang selama ini berjalan masih di versi 2.4.4.1, versi yang diinstal pertama kali pada Desember 2015. Daripada sekadar memindahkan sistem lama ke domain baru, kami memutuskan untuk sekalian meng-upgrade-nya ke versi terkini (versi 3.4.0.9 pada saat upgrade dilakukan).ย
Mengapa Tidak Pindah Saja Tanpa Upgrade?
Pertanyaan ini sempat muncul di internal tim. Memindahkan instalasi OJS lama ke domain baru secara teknis lebih sederhana dan berisiko lebih kecil. Namun ada beberapa pertimbangan yang akhirnya membuat kami memilih untuk upgrade sekaligus.
Pertama, OJS 2.4.x sudah tidak mendapatkan pembaruan keamanan dari PKP sejak beberapa tahun terakhir. Memindahkan sistem yang sudah end-of-life ke alamat baru tidak menyelesaikan masalah mendasarnya, yaitu celah kemanan yang sangat banyak. Kedua, proses migrasi domain bagaimanapun sudah mengharuskan kami menyentuh konfigurasi server, database, dan file sistem secara menyeluruh. Jika semua itu sudah harus dikerjakan, lebih efisien bila sekalian dilakukan berbarengan dengan upgrade.
Migrasi domain yang sudah direncanakan menjadi momentum yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan yang sudah lama tertunda.
Perjalanan Upgrade OJS
Proses upgrade dimulai dengan melakukan backup lengkap: database dan seluruh direktori file OJS di server lama. Setelah itu, kami melakukan upgrade OJS secara bertahap di server, dimulai dari versi 2.4.4.1 โ 2.4.8.5 sebagai versi terakhir lini 2.x, kemudian migrasi ke 3.0.2.0. Dari sana, upgrade dilanjutkan ke 3.1.0.0 dan 3.1.2.4 untuk memastikan stabilitas sebelum masuk ke tahap berikutnya.
Setelah migrasi domain dinyatakan berjalan baik, kami melanjutkan upgrade OJS ke versi-versi berikutnya secara lebih cepat: 3.2.1.5 โ 3.3.0.11 โ 3.3.0.21 โ 3.3.9.9 โ 3.4.0.9.
Seluruh proses ini dilakukan di lingkungan staging terlebih dahulu sebelum diterapkan ke server produksi sehingga tidak mengganggu aktivitas editorial secara signifikan, dan layanan kepada author serta reviewer tetap berjalan optimal. Terlebih sedang berlangsungnya proses akreditasi di beberapa jurnal.
Kendala yang Dihadapi
Tidak semua berjalan mulus. Ada beberapa kendala yang kami temui dan cara kami mengatasinya.
- Kompatibilitas plugin. Seluruh plugin yang berjalan di OJS 2.x tidak kompatibel dengan OJS 3.x. Kami perlu mengidentifikasi satu per satu plugin mana yang tersedia dalam versi 3.x dan mana yang perlu dicari penggantinya.
- Penyesuaian tampilan. Tema yang sebelumnya digunakan perlu disesuaikan kembali karena OJS 3.x menggunakan sistem tema yang berbeda. Kami memilih untuk menggunakan tema default terlebih dahulu, kemudian melakukan kustomisasi bertahap.
- Tautan lama. Struktur URL di OJS 3.x sedikit berbeda dari OJS 2.x.ย
- Konfigurasi email. Pengaturan SMTP perlu dikonfigurasi ulang setelah migrasi, karena domain pengirim juga berubah mengikuti domain baru.
Kondisi Setelah Upgrade
Sejak OJS 3.4.0.9 berjalan di domain baru, ada beberapa hal yang kami catat sebagai perbedaan yang terasa langsung.
Dari sisi teknis, sistem kini mendapatkan pembaruan keamanan reguler dari PKP. Struktur kode yang lebih modern juga membuat pemeliharaan lebih mudah bagi tim IT. Kompatibilitas dengan PHP versi terbaru tidak lagi menjadi hambatan.
Dari sisi pengguna, antarmuka yang responsif membuat editor dan reviewer dapat mengakses sistem dengan lebih nyaman, termasuk melalui perangkat mobile. Alur submission dan review yang lebih terstruktur di OJS 3.x juga mendapat respons positif dari para editor jurnal.
Dari sisi kelembagaan, jurnal-jurnal yang sedang dalam proses pengajuan indeksasi kini memiliki fondasi teknis yang lebih solid untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Menggabungkan dua pekerjaan besar dalam satu periode perencanaan ternyata lebih efisien, asalkan tahapannya dipisah dengan jelas dan pengujian dilakukan sebelum setiap perpindahan.
Komitmen Berkelanjutan Pustikom
Keberhasilan upgrade ini menjadi bagian dari roadmap transformasi digital layanan akademik. Pusat TIK berkomitmen untuk:
- Melakukan pemeliharaan berkala
- Monitoring performa server jurnal
- Mendukung kebutuhan akreditasi dan indeksasi
- Menyediakan sistem yang aman dan berkelanjutan
Upgrade ini bukan sekadar pembaruan teknis, tetapi langkah strategis dalam mendukung reputasi dan kredibilitas publikasi ilmiah universitas di tingkat nasional maupun internasional.